Аренда офисов: как правильно составить договор аренды

06 декабря,   8129

Торговые помещения в современной галерее, от 300 кв.м.

Спикеры рассказали о том, что представляет из себя договор аренды офиса и что следует в нем предусмотреть заранее:

Александр Артюхов, директор девелоперского направления ГК Аури
Роман Амелин, Директор департамента коммерческой недвижимости Blackwood
Антон Белых, управляющий партнер DNA Realty
Елена Семенихина, директор по развитию компании «ГЕМА Инвест»

1. Если Вам Важно заключить договор именно с собственником помещения, то в первую очередь необходимо обратить внимание на право-устанавливающие документы. (свидетельство, паспорт БТИ и т. п., выписка из реестра). Практика ВАС далеко не в пользу арендатора.
2. Размер обеспечительного платежа.
3. Сроки внесения платежа.
4. Санкции за несвоевременную оплату.
5. Положение в котором прописаны правила возврата обеспечительного платежа
6. Неотделимые улучшения (что будет происходить после расторжения ДА и, что считается неотделимыми улучшениями)
7. Инженерное оборудование (кондиционеры и т. п.), которое Вы соберетесь устанавливать.
8. Правила внутреннего распорядка (режим работы, прием гостей, парковка и т. п.)
9. Акт разграничения ответственности за техническую эксплуатацию помещения
10. из чего складывается арендный платеж. (ставка за кв.м. + услуги эксплуатации + переменная часть(гвх, тепло, э/э)). Необходимо осмотреть каким образом это отражено в договоре аренды (так, чтобы можно было спокойно отнести это на затраты, без налоговых рисков)
11. Как и каким образом поддерживается жизнедеятельность объекта (наличие службы эксплуатации, диспетчерской службы, вменяемость и способность принимать решения управляющим объекта)
12. Наличие систем противопожарной безопасности и оповещения
13. Целевое использование помещения

На что следует обратить внимание при заключении договора аренды офиса:

Однозначного ответа нет так как нет двух одинаковых договоров аренды. Все зависит от того, кто выступает арендодателем и арендатором в сделке, кто какие цели преследует, у кого какие задачи и исходные данные. У каждой стороны свои приоритеты и в разных случаях один и тот же критерий договора аренды может иметь разную степень важности. Например, для кого-то важны исключительно коммерческие условия и больше ничего. Все обсуждение в таком случае сводится к цифрам. А для другого арендатора, например, цена может не иметь значения (в рамках бюджета). Для таких арендаторов могут быть важны прозрачность договора аренды, ответственность и обязательства сторон и проч. Кто-то например обращает большое внимание на досрочное расторжение договора аренды и если арендодатель не дает такого права, сделка может не сложиться. Но есть арендаторы, которые уверены в исполнении своих обязательств в течение всего срока договора аренды и для них данный пункт будет не критичным. Вообще, обращать внимание нужно на все. Каждый пункт может быть важен исходя из вводных, которые есть.

Из чего складывается арендный платеж:

Опять же, в этом вопросе все зависит от арендодателя. Глобально каждый платеж состоит из 3-х частей: базовая ставка (источник дохода) + эксплуатация (дополнительно коммуналка) + налоги. Профессиональные собственники и в договорах аренды разбивают платежи на три части, но есть собственники, которые озвучивают ставку «гросс», включающую в себя все. Также при аренде есть такие платежи как: парковка, интернет, телефония, внутренний клининг, возможно охрана и прочие услуги.

Здесь важен также другой вопрос — курс валюты. Как правило договоры аренды заключаются в долларах США по курсу Центрального банка на день оплаты. Так как в нашей стране курс валют нестабилен, любая уважающая себя компания должна понимать риски. Например, доллар может сильно вырасти и арендатор может сильно потерять в деньгах. Вариант решения этого вопроса — установка коридора доллара США (например: если курс будет выше 35 руб. за $1, то оплата будет проводится по 35 и также в обратную сторону).

Какие возможны подводные камни:

Если речь идет в договоре аренды — да какие угодно. Опять же нет типовых договоров аренды, и то, что может являться подводным камнем для одного арендатора, для другого таковым может и не являться.

Однако, есть и общий риск для этих договоров, это ежегодная индексация базовой ставки. Зачастую арендодатель заинтересован в максимальном увеличении (практика запроса арендодателя 10%). Этот вопрос относится к общей части коммерческих условий и глобально не влияет на сам текст договора аренды.

Договор аренды коммерческой недвижимости — куда более сложный документ, чем договор аренды жилья. Поэтому арендаторам следует быть предельно внимательными при подписании таких документов. В идеале в договоре коммерческой недвижимости должны быть прописаны все возможные события, которые могут произойти на протяжении срока аренды. Не стоит верить собственникам, которые отказываются прописывать важный пункт в договор, уверяя на словах, что «этого никогда не случится». Если не случится, то что мешает записать в договор? А если все же фиксировать тот или иной пункт в договоре собственник не хочет, значит, риск такого события крайне велик.

В первую очередь, конечно, надо обратить внимание на финансовый раздел договора или арендную плату. Здесь могут быть разные тонкости — включает ли указанная плата НДС и эксплуатационные расходы или нет, какие расходы включены в арендную плату, а какие оплачиваются сверху, каков размер обеспечительного депозита, каков порядок оплаты арендной платы, на какую сумму и как часто собственник может повышать ставку аренды и т. д. Все эти пункты обычно прорабатываются еще на стадии первичных переговоров, поэтому надо всего лишь проверить, чтобы в договоре они были отражены максимально корректно. Вообще, арендная плата состоит из постоянной и переменной. Постоянная — это плата именно за аренду, а переменная — за эксплуатацию, налоги и услуги, оказываемые собственником или коммунальными организациями. Все эти платы и порядок их выплат также следует отразить в договоре.

Второй по значимости пункт — это возможность выхода любой стороны из договора и компенсаций/штрафов при таком выходе. Обычно собственники настаивают на том, что при досрочном расторжении договора со стороны арендатора, тот теряет обеспечительный депозит, но при этом сами оставляют за собой право отказаться от исполнения договора, просто вернув такой депозит. Поэтому неплохо бы прописать не просто возврат сумму обеспечительного платежа, а еще и штраф в сопоставимом размере. В случае, если арендатор существенно улучшает помещение за свой счет, вкладывая в его ремонт большие деньги, необходимо зафиксировать невозможность расторжения договора со стороны собственника и повышения арендной платы выше индексации при отсутствии нарушений по оплате. Потому что нередки случаи, когда собственник сдавал помещение в плохом состоянии по низкой цене, арендатор делал там ремонт, после чего собственник уже понимал, что помещение стоит больше и искал возможности избавиться от арендатора и пересдать его дороже.

Также следует обратить внимание на площадь помещения и перед подписанием договора обязательно произвести его замер, чтобы избежать всевозможных недопониманий. Если для вашей компании важно наличие или отсутствие тех или иных соседей (например, со схожим видом деятельности), то это также можно прописать в договоре — к примеру, запрет на сдачу в аренду площадей в здании оператору того же профиля. Однако следует понимать, что так называемый «эксклюзив» дают лишь при аренде больших площадей и иногда требуют за него доплатить.

А вот придираться к мелочам в тексте договора, которые значения не имеют, не стоит. Очень часто юристы от арендатора дуют на воду и начинают исправлять чуть ли не запятые — лучше собственника такими правками не нервировать, если по принципиальным позициям достигнуто взаимопонимание.

1. Стоит выделить следующие важные моменты в договоре аренды офиса:

1. Документы на собственность: нужно проверить легитимность и срок действия правоустанавливающих документов. Он должен заканчиваться позднее, чем ваш договор аренды.
2. Разделение обязанностей по эксплуатации помещений. Желательно четкое разделение обязанностей между арендодателем и арендатором; это позволит избежать в дальнейшем споров об ответственности за мелкие и крупные поломки и ремонты
3. Частота повышения арендной платы. Ранее Гражданским Кодексом РФ регламентировался данный вопрос: повышение было возможно не чаще одного раза в год. Но в 2013 году принята поправка, которая позволяет сторонам договориться о любой частоте изменения арендной платы.
4. Возможность досрочного расторжения договора. Предусмотрена ли она договором? Для обеих сторон? Единой формулы успеха в этом вопросе нет. Позиции арендаторов в этом вопросе различаются. Но обратить внимание на это стоит: как на саму возможность, так и на срок уведомления о досрочном расторжении и санкции за нарушение этого срока.
5. Размер депозита. Стандартная практика на рынке такова: для краткосрочных договоров размер депозита составляет 1 месяц арендной платы, для долгосрочных — от 2 до 6 месяцев арендной платы в зависимости от срока действия договора (чем дольше, тем больше депозит)
6. Коммерческие условия, а это не только арендная ставка, но и размер ежегодной индексации, стоимость парковочных мест, возможность расширения площадей на комфортных условиях и т. д.

2. Арендный платеж.

Есть несколько подходов к формированию арендного платежа. Большое распространение сейчас получает подход tripple net (трижды очищенная ставка). Тогда арендная ставка складывается из базовой ставки, операционных расходов и коммунальных платежей. В ставку за операционные расходы включается эксплуатация мест общего пользования и общих инженерных систем здания. Коммунальные платежи — плата за тепло, электричество, воду — оплачиваются чаще всего на основании показаний счетчиков. Впрочем, иногда арендодатели включают плату за тепло в операционные расходы. Но электричество всегда оплачивается отдельно.

Второй подход — аренда + коммунальные платежи. Это означает, что арендодатель не делит для себя аренду на базовую и операционную ставки.

Третий подход — аренда («все включено»). Такой подход встречается крайне редко и только на офисы класса С и ниже.

3. Подводные камни:

• На объекте может оказаться только один оператор связи, стоимость услуг которого будет запредельно высокой. Этакая монополия связи местного масштаба. В этом случае арендатор ничего не сможет поделать, поэтому нужно такую ситуацию предусматривать заранее.
• Арендодатель может навязывать услуги собственной службы эксплуатации, что будет указано уже в договоре аренды. Тогда нужно убедиться, что обслуживающая компания компетентна, и услуги ее продаются по рыночной (не завышенной цене).
• Любые другие услуги, которые навязываются арендодателем. Подчеркиваю: это не обязательно плохо; но нужно выяснять качество и цену этих услуг.